Få indsigt i jeres teams effektivitet og travlhed gennem indbyggede og datadrevne rapporter
Anders Eiler
Founder
Med Herodesks indbyggede rapportsystem kan I få overblik over jeres kundeserviceindsats og travlhed i teamet.
Når det handler om kundeservice, kan det være en udfordring at måle data om effektivitet, travlhed og optimeringsmuligheder. Det er svært, fordi det handler om mennesker, og det kan være svært at indsamle data på. Men i høj grad drejer det sig også om, at I ikke har det rigtige system at rapportere ud fra.
Effektiv kundeservice kræver nemlig mere end bare hurtige svar og venlige medarbejdere. Det kræver også en dyb forståelse af, hvordan jeres team præsterer, hvor travlt I har, og hvor der eventuelt er plads til forbedringer. Med Herodesk kan I få denne indsigt gennem vores indbyggede og detaljerede rapporter, der er designet til at give jer et klart billede af effektiviteten af jeres kundeservice.
Herodesks rapporteringsværktøj tilbyder en dybdegående analyse af jeres kundeservice, så I kan forstå og forbedre jeres teams præstationer. De detaljerede rapporter giver jer indsigt i, hvor effektivt I arbejder, og hvilke perioder der er mest travle. Brug den dataindsigt til at træffe beslutninger på et mere informeret grundlag, og gør det til jeres fordel, så I får optimeret nogle processer i afdelingen, som måske har trængt til en opfriskning i lidt længere tid, end I vil indrømme. Data er ikke til for at gøre tingene mere komplicerede, det er derimod en stor fordel for jer, som Herodesk hjælper jer med at udnytte.
Men hvad kan I måle med rapporterne? Og hvordan kan det hjælpe jer med at forbedre jeres kundeservice?
Få overblik over antallet af samtaler, svartider og travlhed
En af de mest grundlæggende metrikker, I kan spore med Herodesks rapporter, er antallet af samtaler og beskeder, der sendes og modtages. Det giver jer et overblik over, hvor travlt I har, og hvor mange kundehenvendelser I håndterer hver. Ved at analysere samtalevolumen kan I identificere perioder med høj aktivitet og planlægge ressourcerne derefter, så I kan sikre, at der altid er tilstrækkeligt med medarbejdere til rådighed i kundeservice.
Forestil jer, at I har en webshop, der sælger bl.a. haveredskaber, gødning til planter og frø til græsplænen. Foråret er i fuld gang, og højsæsonen sætter ind. Det betyder, at I går en tid i møde, hvor I forventer øget aktivitet på webshoppen. I har valgt at bruge Herodesk til at centralisere jeres kommunikation med kunder og samarbejdspartnere - og nu vil I også bruge vores indbyggede rapportsystem. På den måde kan I finde ud af, hvornår i løbet af foråret I har mest travlt med at besvare beskeder fra haveentusiaster med grønne fingre. I får hermed et fuldt overblik over, hvornår I får brug for ekstra hjælp til at håndtere henvendelser, besvare spørgsmål og meget mere.
Herodesks rapporter giver også indsigt i svartider. I kan se, hvor lang tid der går fra en samtale åbnes til det første svar, samt hvor lang tid det tager at lukke samtalen. Disse metrics er afgørende for at forstå, hvor effektivt jeres team arbejder, og hvor der kan være eventuelle flaskehalse. Det kan f.eks. være, hvis I bemærker, at der går lang tid før det første svar, kan det være nødvendigt at forbedre jeres svartider eller tilføje flere ressourcer i travle perioder.
Rapporterne indsamler data på den enkelte kanal
Selvom Herodesk samler alle kommunikationskanaler på en platform, så kan der også opstå situationer, hvor det kan være værdifuldt at få information om den enkelte. Det kan være, at I står i en periode, hvor I mistænker, at der kommer flest komplekse henvendelser ind gennem jeres Instagram-konto. I sådan en case kan det være rart for jer at vide, f.eks. hvor lang tid disse henvendelser generelt strækker sig over, så I har muligheden for at dedikere flere medarbejdere eller mere tid til Instagram.
Nogle kanaler kræver en ekstra indsats, og med Herodesks indbyggede rapporter får I mulighed for at identificere udfordringen og tildele kanalen de ressourcer, som den kræver.
Herodesk lader jer nemt dykke ned i rapporter for de enkelte indbakker, kanaler og tags. Det giver jer en klar og overskuelig forståelse af, hvordan de forskellige dele af jeres kundeservice klarer sig, så I kan finjustere og forbedre præstationen på alle områder.
I kan f.eks. sammenligne performance mellem
e-mail,
live-chat og sociale medier for at se, hvilken kanal der kræver mest opmærksomhed og ressourcer. Ved at dykke ned i disse data kan I opdage mønstre og tendenser, der hjælper jer med at optimere jeres kundeservice. Hvis I f.eks. opdager, at bestemte tags (f.eks. “retur”) ofte er forbundet med lange svartider eller komplekse problemer, kan I undersøge de udfordringer nærmere og finde løsninger, der mindsker de lange svartider.
Herodesks rapporter kan også brydes ned på individuelle brugere. Det giver jer mulighed for at evaluere hver enkelt medarbejders performance og identificere, hvor der måske er brug for yderligere støtte eller træning. Det kan også være, at en medarbejder sidder med en særlig type henvendelser, som kræver mere tid og flere ressourcer, og med rapporter vil I få indsigt i, hvor meget længere en henvendelse tager for denne medarbejder sammenlignet med andre. Måske har den givne medarbejder brug for en hånd, eller måske kan I effektivisere netop de henvendelser og mindske tidsforbruget.
Ved at have adgang til detaljerede data om hver brugers antal håndterede samtaler, svartider og lukketider, kan I sikre, at hele jeres team arbejder effektivt og leverer en høj standard for kundeservice.
Med detaljeret indsigt i hver brugers samtalehåndtering, svartider og lukketider kan du få et klart billede af, hvordan dit team præsterer.
Få bedre kundeservice baseret på data
Den indsigt, du får gennem Herodesks rapporter, giver jer mulighed for at træffe datadrevne beslutninger, der kan forbedre jeres kundeservice. Ved at forstå, hvor der er flaskehalse eller områder, der kræver mere opmærksomhed, kan I implementere ændringer, der forbedrer effektiviteten og ultimativt kundetilfredsheden. Det kan f.eks. være, hvis rapporterne viser, at bestemte tidsrum på dagen er ekstra travle, hvor der er brug for flere hænder til at løse opgaverne. Hvis visse typer henvendelser tager længere tid at løse, kan I fokusere på at uddanne teamet bedre inden for disse områder eller udvikle foruddefinerede svar og auto-responders, der kan forbedre kundens brugeroplevelse og øge serviceniveauet.
Den indsigt, I får gennem Herodesks rapporter, gør det altså muligt for jer at træffe databaserede beslutninger samt kundetilfredsheden og give kunderne en meget bedre brugeroplevelse. Effektiv kundeservice handler ikke blot om hurtige svar, men om at levere en velstruktureret og intuitiv oplevelse, der møder jeres kunders behov og forventninger.
Med Herodesks indbyggede og datadrevne rapporter kan du altså få en dyb forståelse af jeres teams effektivitet og travlhed. Ved at analysere antallet af samtaler, svartider, de forskellige kanaler og brugerperformance kan I løbende optimere jeres interne processer og sikre, at jeres kundeservice er indrettet på en måde, hvor det giver den bedst mulige service til jeres kunder, som matcher deres forventninger og giver dem en rigtig god brugeroplevelse. Det er det, Herodesk handler om.
to stay in touch.
