Organiser

I har mulighed for at oprette alle de Shared Inboxe, som I skal bruge, for at gruppere samtaler på en måde, der giver mening for jer. Det kan eksempelvis være opdeling efter:

• Team (salg, support, administration osv.)
• Land/sprog
• Brand

Eller et mix af dem.

Hver inbox har en række indstillinger specifikt for den, såsom afsendernavn, signatur mv., som sikrer at de kan fungere uafhængigt af hinanden.

Hvis en samtale lander i den forkerte inbox, kan du nemt flytte den mellem dem.

Første gang en kunde skriver til jer, oprettes han/hun som en ny kontakt i Herodesk. Alle fremtidige beskeder fra ham/hende, uanset hvilken kanal de kommer via, gemmes på kontaktkortet.

Det gør det nemt at få et overblik over alle historiske og igangværende samtaler med en given kunde.

Hvis en person har flere e-mail adresser, kan du sammenlægge hans/hendes to konti til én, for fremover at have det hele samlet på ét kontaktkort for kunden.

Hver samtale har til enhver tid én af tre statusser:

• Afventer: Kunden afventer svar fra jer
• Åben: Du afventer svar fra kunden
• Lukket: Samtalen er lukket og der forventes ikke yderligere svar

Når en kunde svarer tilbage på en åben samtale, ændres dens status automatisk til Afventer. Hvis en kunde sender et svar ind i en lukket samtale, ændres dens status ligeledes fra Lukket til Afventer.

Det hænder fra tid til anden at en spam-besked formår at slippe forbi vores spam-filtre.

Når det sker, skal du blot markere den som “SPAM”. Det vil få tre ting til at ske:

1. Samtalen fjernes fra din inbox og kommer aldrig frem igen
2. Vores spam-filtre trænes i dens indhold for fremover bedre at kunne fange lignende beskeder
3. Kontakten blokeres fra at kunne sende flere beskeder til jer

Du kan altid fjerne en blokering fra en kontakt, hvis han/hun er blevet blokeret ved en fejl.

Ved hjælp af tags kan du kategorisere samtalerne med jeres kunder. Du kan oprette alle de tags, du har behov for, og en samtale kan tagges med flere tags om nødvendigt.

At tagge samtaler kan hjælpe med at organisere dem i dagligdagen, fx ved at bruge det til Smart Folders eller når du kigger i rapporter, for at filtrere på og kunde se statistikker for samtaler med et/flere bestemte tags.

Smart Folders er regel-baserede grupperinger af samtaler. Hver Smart Folder har en række regler tilknyttet, som bestemmer hvorvidt en samtale skal puttes i mappen eller ej. Disse regler kan være baseret på en samtales tag, en samtales emnelinje, en kontakts tag eller en kontakts e-mail adresse.

Eksempler kunne være:

• Returneringer: Opret et “Retur”-tag og tilføj det til de samtaler, hvor kunden ønsker at lave en returnering. Opret derefter en Smart Folder med en regel der siger, at alle samtaler, som har “Retur”-tagget, skal puttes i mappen.
• VIP: Hvis en type kunde skal have særlig behandling, kan du tilføje et VIP-tag til dem og lave en Smart Folder regel som siger, at hvis e-mail adressen indeholder “@super-vigtig-kunde.dk” skal samtalen puttes i denne mappe.
• Opfølgning: En samtale kan godt tagges midlertidigt. Hvis du skal følge op på en eller flere samtaler på et senere tidspunkt (fx når en bestemt vare kommer på lager), så opret et tag til formålet og tilføj det til de samtaler det gælder for, så du nemt kan finde dem frem senere og sende en opdatering til kunden.

Du kan oprette både simple og mere komplekse regler til Smart Folders, alt sammen afhængigt af hvad I har behov for.