Overse aldrig en kundehenvendelse igen med vores gratis helpdesk-værktøj

I denne uge har vi lanceret to super spændende opdateringer til vores Smartpack WMS-widget. Med disse opdateringer kan du sætte en ordre i Smartpack til Prioritering og/eller Pause direkte fra Herodesk, både manuelt og automatisk. Når du ser en samtale med en kunde, viser Smartpack WMS-widgeten alle deres ordrer og status. Du kan manuelt ændre ordrenes prioritet og pause-status herfra. Du kan også ændre dette automatisk ved hjælp af Regler. For eksempel, når en samtale starter og indeholder bestemte ord, kan Herodesk automatisk bede Smartpack om at sætte kundens ordrer på pause. Forestil dig følgende scenarie: Kl. 21:00: En kunde afgiver en ordre Kl. 22:00: Kunden vil ændre det, de købte, fra en grøn til en blå model Kl. 07:00 næste dag: Dit lagerpersonale møder ind, ser ordren, klargør og sender den. Kl. 09:00: Dit kundeserviceteam ser kundens mail fra aftenen før, men det er for sent – ordren er blevet sendt. Med denne opdatering vil Herodesk automatisk opdage, at kunden ønsker at ændre sin ordre. Den vil derefter pause ordren i Smartpack for at forhindre dit lagerpersonale i at sende den. Når dit kundeserviceteam behandler kundehenvendelsen, kan de opdatere ordren og fjerne pausen, så den kan blive afsendt. Dette er ikke kun god kundeservice, men det kan også spare dig for både tid og penge. Disse funktioner er nu tilgængelige og klar til brug for alle Herodesk- og Smartpack-kunder.

Læs hele indlægget

Anders Eiler

6. sep. 2024

God kundeservice handler ikke kun om at svare på kundernes spørgsmål hurtigt, men også om at håndtere spørgsmålene på en ordentlig måde. Herodesk tilbyder et gratis ticket-system, der hjælper med at organisere og strømline jeres kundeservice, så I kan levere en god oplevelse til jeres kunder hver gang. Men hvordan kan Herodesk hjælpe dig med det? Kundeservice kan hurtigt blive en kompleks opgave, især når antallet af henvendelser stiger. At holde styr på spørgsmål, anmodninger og udfordringer fra forskellige kanaler som e-mail, telefon, sociale medier og live-chat kan være en udfordring. Herodesk’s ticket-system løser dette problem ved at samle alle henvendelser på én platform. Denne tilgang gør det lettere for jeres team at håndtere hver eneste henvendelse effektivt, så intet bliver overset, og alle kunder får den opmærksomhed, de fortjener. Opret nemt og enkelt tickets med Herodesk Med Herodesk kan I nemt oprette, kategorisere og prioritere henvendelserne fra jeres kunder. Når en kunde sender en forespørgsel, bliver den automatisk omdannet til en ticket og tildelt en kategori baseret på indholdet. Det betyder, at I hurtigt kan danne jer et overblik over, hvilke henvendelser der kræver øjeblikkelig opmærksomhed, og hvilke der kan vente. Ved at prioritere tickets kan I sikre, at kritiske problemer bliver løst først, hvilket forbedrer den samlede kundetilfredshed. I kan måske forestille jer, at der kommer en henvendelse ind, hvor en kunde ikke har fået sin pakke leveret, selvom den burde være leveret nu. Kunden er naturligvis frustreret, fordi de har forventet en levering inden weekenden, men den er ikke dukket op i pakkeshoppen som planlagt. Det er kritisk for kunden, og det bliver derfor også hurtigt kritisk for jer. Derfor er det vigtigt, at denne ticket får højeste prioritet, mens andre henvendelser må vente. Herodesk giver jer mulighed for at kategorisere alle henvendelser efter prioritering, så ingen er i tvivl om, hvilke opgaver der skal tage hånd om først. Struktur er ganske enkelt nøglen til effektivitet, og med Herodesk's ticket system kan I nemt følge op på åbne tickets og sikre, at ingen henvendelser falder mellem to stole. Systemet giver jer mulighed for at tildele tickets til de specifikke medarbejdere i jeres team, der er bedst egnet til at håndtere den enkelte henvendelse. Dette sikrer, at hver kunde får den bedst mulige support fra en medarbejder, der har den rette viden og erfaring. Det kan f.eks. være en medarbejder på lageret eller en i marketing. Det skal ikke gennem ekstra led i organisationen, som forsinker processen, fordi henvendelsen landede i den forkerte indbakke. Integration mellem ticket-system og webshop Hvis der er noget, vi er fan af hos Herodesk, så er det integrationer. To systemer, der arbejder effektivt sammen, er sød musik i vores ører, og vi kan næsten ikke få armene ned igen, når en integration bare fungerer. Derfor er og vil integrationer mellem systemer til webshops altid være en stor del af Herodesk, fordi det gør alting meget lettere. Med Herodesk er det muligt at integrere vores ticket-system med jeres webshop. Når jeres ticket-system samarbejder med webshoppen, giver det jer nemlig en stor fordel, når I skal besvare jeres kunders mange henvendelser. Det betyder, at I kan se vigtige oplysninger om kundens ordrestatus og historik direkte i Herodesk. Det kan f.eks. være, hvis en kunde har spørgsmål om en specifik ordre, kan dit team hurtigt få adgang til alle nødvendige oplysninger uden at skulle skifte mellem forskellige systemer. Det kan både spare jer for en masse tid og skift mellem systemer, og samtidig sikrer det jer, at kunden får et præcist og hurtigt svar i første hug. I kan integrere Herodesk med en række webshopsystemer. Det er bl.a. muligt at integrere med Shopify, WooCommerce, Dandomain webshop, DanDomain Classic, Magento 2, Shoporama, Ideal.shop, Prestashop og SmartPack. Det gør det lettere for jer at være webshopejer, når systemerne kan integreres med hinanden. Vi udbygger løbende antallet af integrationer. En af de største fordele ved Herodesk's ticket-system er dets brugervenlighed og lettilgængelige integrationer. Systemet er designet til at være intuitivt og nemt at navigere i, så jeres team hurtigt kan komme i gang med at levere effektiv kundeservice med de helt rigtige værktøjer ved hånden. Med Herodesk kan I fokusere på at hjælpe kunderne frem for at lære komplekse systemer at kende. Værktøjet er skabt med enkelhed for øje, både for jer og jeres kunder. Indbyggede funktioner øger effektiviteten Herodesks ticket-system er også udstyret med en række indbyggede funktioner, der hjælper med at forbedre dit teams effektivitet. Foruddefinerede svar (makroer) kan bruges til at besvare almindelige spørgsmål hurtigt, mens automatiseringer kan bruges til at håndtere rutinemæssige opgaver hurtigere. Dette frigør tid for dit team, så I kan fokusere på mere komplekse henvendelser og yde en mere personlig service til kundehenvendelser, der kræver lidt ekstra. Med Herodesk får I ikke blot organiseret og prioriteret alle kundehenvendelser effektivt, men I får også værdifulde rapporter og analyser, der åbner op for dybdegående indsigt. I kan hurtigt få overblik over gennemsnitlige svartider, antallet af løste tickets, og meget mere. Denne data hjælper jer med at identificere, hvor I kan forbedre jer, og træffe datadrevne beslutninger, der optimerer jeres kundeservice. Samlet set hjælper Herodesks gratis ticket system jer med at skabe struktur og orden i jeres kundeservice. Ved at organisere og prioritere kundehenvendelser effektivt, sikre klar kommunikation og give teamet de værktøjer, I har brug for, kan I levere en kundeservice der både møder og overgår jeres kunders forventninger. God kundeservice handler om at gøre det nemt for kunden, og med Herodesks ticket-system kan du opnå det på en struktureret og effektiv måde.

Læs hele indlægget

Anders Eiler

1. okt. 2024

Når det handler om kundeservice, kan det være en udfordring at måle data om effektivitet, travlhed og optimeringsmuligheder. Det er svært, fordi det handler om mennesker, og det kan være svært at indsamle data på. Men i høj grad drejer det sig også om, at I ikke har det rigtige system at rapportere ud fra. Effektiv kundeservice kræver nemlig mere end bare hurtige svar og venlige medarbejdere. Det kræver også en dyb forståelse af, hvordan jeres team præsterer, hvor travlt I har, og hvor der eventuelt er plads til forbedringer. Med Herodesk kan I få denne indsigt gennem vores indbyggede og detaljerede rapporter, der er designet til at give jer et klart billede af effektiviteten af jeres kundeservice. Herodesks rapporteringsværktøj tilbyder en dybdegående analyse af jeres kundeservice, så I kan forstå og forbedre jeres teams præstationer. De detaljerede rapporter giver jer indsigt i, hvor effektivt I arbejder, og hvilke perioder der er mest travle. Brug den dataindsigt til at træffe beslutninger på et mere informeret grundlag, og gør det til jeres fordel, så I får optimeret nogle processer i afdelingen, som måske har trængt til en opfriskning i lidt længere tid, end I vil indrømme. Data er ikke til for at gøre tingene mere komplicerede, det er derimod en stor fordel for jer, som Herodesk hjælper jer med at udnytte. Men hvad kan I måle med rapporterne? Og hvordan kan det hjælpe jer med at forbedre jeres kundeservice? Få overblik over antallet af samtaler, svartider og travlhed En af de mest grundlæggende metrikker, I kan spore med Herodesks rapporter, er antallet af samtaler og beskeder, der sendes og modtages. Det giver jer et overblik over, hvor travlt I har, og hvor mange kundehenvendelser I håndterer hver. Ved at analysere samtalevolumen kan I identificere perioder med høj aktivitet og planlægge ressourcerne derefter, så I kan sikre, at der altid er tilstrækkeligt med medarbejdere til rådighed i kundeservice. Forestil jer, at I har en webshop, der sælger bl.a. haveredskaber, gødning til planter og frø til græsplænen. Foråret er i fuld gang, og højsæsonen sætter ind. Det betyder, at I går en tid i møde, hvor I forventer øget aktivitet på webshoppen. I har valgt at bruge Herodesk til at centralisere jeres kommunikation med kunder og samarbejdspartnere - og nu vil I også bruge vores indbyggede rapportsystem. På den måde kan I finde ud af, hvornår i løbet af foråret I har mest travlt med at besvare beskeder fra haveentusiaster med grønne fingre. I får hermed et fuldt overblik over, hvornår I får brug for ekstra hjælp til at håndtere henvendelser, besvare spørgsmål og meget mere. Herodesks rapporter giver også indsigt i svartider. I kan se, hvor lang tid der går fra en samtale åbnes til det første svar, samt hvor lang tid det tager at lukke samtalen. Disse metrics er afgørende for at forstå, hvor effektivt jeres team arbejder, og hvor der kan være eventuelle flaskehalse. Det kan f.eks. være, hvis I bemærker, at der går lang tid før det første svar, kan det være nødvendigt at forbedre jeres svartider eller tilføje flere ressourcer i travle perioder. Rapporterne indsamler data på den enkelte kanal Selvom Herodesk samler alle kommunikationskanaler på en platform, så kan der også opstå situationer, hvor det kan være værdifuldt at få information om den enkelte. Det kan være, at I står i en periode, hvor I mistænker, at der kommer flest komplekse henvendelser ind gennem jeres Instagram-konto. I sådan en case kan det være rart for jer at vide, f.eks. hvor lang tid disse henvendelser generelt strækker sig over, så I har muligheden for at dedikere flere medarbejdere eller mere tid til Instagram. Nogle kanaler kræver en ekstra indsats, og med Herodesks indbyggede rapporter får I mulighed for at identificere udfordringen og tildele kanalen de ressourcer, som den kræver. Herodesk lader jer nemt dykke ned i rapporter for de enkelte indbakker, kanaler og tags. Det giver jer en klar og overskuelig forståelse af, hvordan de forskellige dele af jeres kundeservice klarer sig, så I kan finjustere og forbedre præstationen på alle områder. I kan f.eks. sammenligne performance mellem e-mail, live-chat og sociale medier for at se, hvilken kanal der kræver mest opmærksomhed og ressourcer. Ved at dykke ned i disse data kan I opdage mønstre og tendenser, der hjælper jer med at optimere jeres kundeservice. Hvis I f.eks. opdager, at bestemte tags (f.eks. “retur”) ofte er forbundet med lange svartider eller komplekse problemer, kan I undersøge de udfordringer nærmere og finde løsninger, der mindsker de lange svartider. Herodesks rapporter kan også brydes ned på individuelle brugere. Det giver jer mulighed for at evaluere hver enkelt medarbejders performance og identificere, hvor der måske er brug for yderligere støtte eller træning. Det kan også være, at en medarbejder sidder med en særlig type henvendelser, som kræver mere tid og flere ressourcer, og med rapporter vil I få indsigt i, hvor meget længere en henvendelse tager for denne medarbejder sammenlignet med andre. Måske har den givne medarbejder brug for en hånd, eller måske kan I effektivisere netop de henvendelser og mindske tidsforbruget. Ved at have adgang til detaljerede data om hver brugers antal håndterede samtaler, svartider og lukketider, kan I sikre, at hele jeres team arbejder effektivt og leverer en høj standard for kundeservice. Med detaljeret indsigt i hver brugers samtalehåndtering, svartider og lukketider kan du få et klart billede af, hvordan dit team præsterer. Få bedre kundeservice baseret på data Den indsigt, du får gennem Herodesks rapporter, giver jer mulighed for at træffe datadrevne beslutninger, der kan forbedre jeres kundeservice. Ved at forstå, hvor der er flaskehalse eller områder, der kræver mere opmærksomhed, kan I implementere ændringer, der forbedrer effektiviteten og ultimativt kundetilfredsheden. Det kan f.eks. være, hvis rapporterne viser, at bestemte tidsrum på dagen er ekstra travle, hvor der er brug for flere hænder til at løse opgaverne. Hvis visse typer henvendelser tager længere tid at løse, kan I fokusere på at uddanne teamet bedre inden for disse områder eller udvikle foruddefinerede svar og auto-responders, der kan forbedre kundens brugeroplevelse og øge serviceniveauet. Den indsigt, I får gennem Herodesks rapporter, gør det altså muligt for jer at træffe databaserede beslutninger samt kundetilfredsheden og give kunderne en meget bedre brugeroplevelse. Effektiv kundeservice handler ikke blot om hurtige svar, men om at levere en velstruktureret og intuitiv oplevelse, der møder jeres kunders behov og forventninger. Med Herodesks indbyggede og datadrevne rapporter kan du altså få en dyb forståelse af jeres teams effektivitet og travlhed. Ved at analysere antallet af samtaler, svartider, de forskellige kanaler og brugerperformance kan I løbende optimere jeres interne processer og sikre, at jeres kundeservice er indrettet på en måde, hvor det giver den bedst mulige service til jeres kunder, som matcher deres forventninger og giver dem en rigtig god brugeroplevelse. Det er det, Herodesk handler om.

Læs hele indlægget

Anders Eiler

17. sep. 2024